支払い通知書とは？意味・書き方・送付マナーまで完全ガイド
取引先や顧客とのやり取りでよく見かける「支払い通知書」。
請求書や領収書と混同しやすい書類ですが、正しく理解し、適切に作成・送付することで、信頼関係や取引のスムーズさが大きく変わります。
この記事では、支払い通知書の基本的な意味から、記載項目・送付のタイミング・ビジネスマナーまでをわかりやすく解説します。
経理担当者や個人事業主の方も、この内容を押さえれば「支払い通知書」で迷うことはなくなります。
1. 支払い通知書とは
支払い通知書とは、「取引先に対して支払いを行った（または行う予定である）」ことを知らせる書類です。
企業の経理部門が主に発行し、支払い金額・支払日・振込先などを明記して通知します。
● 支払い通知書の目的
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振込済み金額を確認してもらう
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誤入金・入金漏れを防ぐ
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会計処理をスムーズにする
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信頼関係を保つビジネスマナーとして
請求書は「請求する側」が出すのに対し、支払い通知書は「支払う側」が出すという点が大きな違いです。
2. 支払い通知書に記載すべき項目
支払い通知書には、取引内容を明確にするための基本情報を記載します。
以下が一般的なフォーマットです。
| 項目 | 記載内容の例 |
|---|---|
| 書類タイトル | 支払い通知書 |
| 発行日 | 2025年〇月〇日 |
| 宛名 | ○○株式会社 御中 |
| 発行者情報 | 会社名、住所、担当者名、連絡先 |
| 支払日 | 〇月〇日（実際に振込予定または済） |
| 支払金額 | ○○円（税込） |
| 支払方法 | 振込・現金・手形など |
| 振込先 | 銀行名・支店名・口座番号 |
| 支払い明細 | 品目・数量・単価・合計金額 |
| 備考 | 振込手数料負担、入金確認依頼など |
💡ポイント：
支払い通知書は、相手が「どの請求に対して支払いが行われたか」を正確に把握できるようにするのが目的です。
請求書番号や発行日を明記しておくと、後のトラブル防止になります。
3. 支払い通知書の書き方・文面例
以下は、実際に使用できる文例です。
件名：支払い通知書（〇月分ご請求分）
○○株式会社 御中
平素より大変お世話になっております。
下記の通り、貴社ご請求分の代金をお支払いさせていただきましたのでご確認ください。
支払い日： 2025年〇月〇日
支払金額： ○○円（税込）
支払方法： 銀行振込（〇〇銀行〇〇支店）
請求書番号： INV-2025-001
備考： 振込手数料は弊社負担にて処理いたしました。
今後とも変わらぬお取引のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
経理部 △△（担当者名）
4. 支払い通知書の送付タイミング
支払い通知書は、支払い完了後または支払予定日の直前に送付するのが一般的です。
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振込完了後すぐ： 入金確認を促す目的
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支払予定日前： 支払予定金額を知らせ、誤請求を防ぐ目的
取引先によっては「支払い通知書を送ってほしい」と依頼される場合もあります。
その際は、支払日や金額に誤りがないか再確認してから送付しましょう。
5. 支払い通知書と混同しやすい書類の違い
| 書類名 | 発行者 | 目的 | タイミング |
|---|---|---|---|
| 請求書 | 請求する側 | 代金を請求する | 支払い前 |
| 支払い通知書 | 支払う側 | 支払いを知らせる | 支払い時または直後 |
| 領収書 | 受け取る側 | 代金を受領した証明 | 支払い後 |
💡まとめると：
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請求書 → 「これだけ払ってください」
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支払い通知書 → 「これだけ支払いました」
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領収書 → 「確かに受け取りました」
この3つを明確に区別することで、会計処理のミスやトラブルを防げます。
6. 支払い通知書の送付方法とマナー
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メール送付： PDF形式で添付（件名に「支払い通知書」明記）
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郵送： ビジネス封筒に同封し、社印を押印
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社内システム： クラウド経理ソフトなどで自動送信
送付後は、取引先からの入金確認メールや領収書の返信をもらうことで、やり取りの記録を残すのが安心です。
まとめ
支払い通知書は、取引先との信頼を保ち、経理処理をスムーズにする大切な書類です。
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支払い内容を明確に記載する
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支払日・金額の誤りを防ぐ
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メールまたは郵送で丁寧に送付する
これらを徹底すれば、取引トラブルの防止と企業イメージの向上につながります。
正しい支払い通知書の管理で、円滑なビジネス関係を築きましょう。