履歴書送付メールへの返信例文！「すぐに送れない」ときのスマートな伝え方
就職活動や転職活動中、「応募書類（履歴書・職務経歴書など）を送ってください」というメールが企業から届くのは、とても嬉しい瞬間ですよね。しかし、書類がまだ準備できていなかったり、確認に時間がかかったりして、「すぐに送れない…どう返信したらいいんだろう？」と悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。
せっかくのチャンスを棒に振らないためにも、返信メールはとても重要です。このページでは、企業からの履歴書送付依頼メールに対し、すぐに書類を送付できない場合のスマートな返信例文と、好印象を与えるためのポイントを詳しく解説します。焦らず、丁寧に対応して、あなたの誠意を伝えましょう！
「すぐに送れない」場合の返信で大切なこと
書類がすぐに送れない状況でも、相手に良い印象を与えるために、以下の3つのポイントを意識して返信メールを作成しましょう。
- 迅速な返信: まずは依頼メールへの返信を最優先しましょう。企業はあなたがメールを確認したか、書類提出の意思があるかを知りたいと思っています。遅くとも24時間以内には返信するのがマナーです。
- 感謝の気持ちを伝える: 応募の機会を与えてくれたことや、連絡をくれたことへの感謝を最初に伝えましょう。
- 提出予定日を明確に伝える: いつまでに書類を送れるのか、具体的な日付を伝えましょう。もし日付が未定の場合は、「〇日までには必ず送付いたします」と、目処を立てて伝えると安心感を与えられます。理由を簡潔に添えるとより丁寧です。
【パターン別】すぐに送れない場合の返信メール例文
状況に合わせて使い分けられる例文を3パターンご紹介します。
パターン1：書類は作成済みだが、最終確認に時間が欲しい場合
履歴書や職務経歴書はすでに作成しているものの、誤字脱字がないか、内容に漏れがないかなど、最終チェックに時間をかけたい場合に使える例文です。
件名：Re: 応募書類のご送付のお願い（〇〇：氏名）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は、応募書類送付のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ただいま応募書類の最終確認を行っております。
つきましては、恐れ入りますが、
〇月〇日（〇）〇時までに、改めてメールにて送付させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
〇〇（氏名）
住所：
電話番号：
メールアドレス：
【ポイント】
- 「最終確認を行っている」と具体的に伝えることで、丁寧な印象を与えます。
- 具体的な日時を伝えることで、企業側も予定を立てやすくなります。
パターン2：書類の作成に時間がかかる場合
まだ書類を完成させておらず、作成にまとまった時間が必要な場合に使える例文です。
件名：Re: 応募書類のご送付のお願い（〇〇：氏名）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は、応募書類送付のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
現在、応募書類を作成中でございます。
貴社への熱意を十分に伝えるため、内容を慎重に検討し作成を進めております。
つきましては、恐縮ではございますが、
〇月〇日（〇）〇時までに、改めてメールにて送付させていただきます。
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
〇〇（氏名）
住所：
電話番号：
メールアドレス：
【ポイント】
- 「貴社への熱意を十分に伝えるため」といった一文を入れることで、前向きな姿勢をアピールできます。
- 作成に時間がかかることを正直に伝えつつも、誠実な印象を与えられます。
パターン3：少しだけ猶予が欲しいが、具体的な日付がまだ決められない場合
まだ明確な提出日が決まらないものの、少しだけ時間をいただきたい場合に使える例文です。この場合でも、できる限り期日の目処を伝えるようにしましょう。
件名：Re: 応募書類のご送付のお願い（〇〇：氏名）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇（氏名）です。
この度は、応募書類送付のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
応募書類の作成を進めておりますが、
内容をさらに充実させるため、恐縮ながらもう少々お時間を頂戴したく存じます。
〇月〇日までには必ず送付いたしますので、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
〇〇（氏名）
住所：
電話番号：
メールアドレス：
【ポイント】
- 「さらに充実させるため」といった理由を添えることで、手を抜いている印象を与えません。
- 「〇日までには必ず」と伝えることで、企業への配慮を示します。
返信メールを送る上での注意点
これらの例文を参考にしつつ、以下の点に注意してメールを作成しましょう。
- 件名を変更しない: 企業からのメールに返信する際は、「Re:」をつけたまま件名を変更しないのが基本です。
- 誤字脱字のチェック: 送信する前に必ず、誤字脱字がないか、敬語が正しく使われているかを確認しましょう。
- 適切なファイル形式で送付: 履歴書や職務経歴書は、企業から指定がない限りPDF形式で送付するのが一般的です。個人情報保護のため、パスワードを設定する場合もあります。
- PCから送信する: 企業とのやり取りは、携帯電話からではなく、PCから送信するのが望ましいです。
まとめ：誠意ある対応で、次のステップへ繋げよう
企業からの履歴書送付依頼メールに、すぐに完璧な書類を送れない場合でも、焦る必要はありません。大切なのは、迅速かつ丁寧に返信し、あなたの誠意と提出への意思を伝えることです。
今回ご紹介した例文とポイントを参考に、あなたの状況に合ったスマートな返信メールを作成してください。誠実な対応は、必ずあなたの評価につながり、次のステップへと進む大きな力になるでしょう。頑張ってください！