佐川急便の「e飛伝Ⅲ」とExcel連携で送り状発行を自動化する方法
ネットショップの運営や法人間の取引において、発送件数が多くなると大きな負担になるのが送り状の作成です。一件ずつ手作業で入力する方法では、膨大な時間がかかるだけでなく、住所の誤りによる配送トラブルのリスクも高まります。
佐川急便が提供する出荷ラベル発行システム「e飛伝Ⅲ」は、Excelデータを活用することで、大量の送り状を短時間で一括発行できる機能を備えています。日々の発送業務にかかる労力を軽減するための連携手順や、スムーズに運用するコツを解説します。
なぜ「e飛伝Ⅲ」とExcelの連携が役立つのか
従来型のシステムとは異なり、クラウド上で動作する「e飛伝Ⅲ」はブラウザから利用できるため、特定の端末に縛られず柔軟に活用できます。このシステムにExcelのデータを組み合わせることで、次のようなメリットが生まれます。
- 入力作業の大幅な削減：自社の顧客台帳や受注管理システムから出力したデータをそのまま取り込めるため、手入力の手間がなくなります。
- ヒューマンエラーの防止：データをそのまま反映させることで、文字の打ち間違いや番号の入力ミスを防ぐことができます。
- 配送情報の管理向上：発送後に発行される送り状番号をデータとして書き出し、元のリストと紐付けることで、その後の管理や確認がスムーズになります。
Excelデータを活用した送り状発行の主なステップ
データをシステムへスムーズに取り込み、印刷を完了させるための基本的な流れは以下の通りです。
- 外部データレイアウトの設定システムのメニューからデータ読込用の設定画面を開き、お手元のExcelファイルの項目順序をシステム側に認識させます。一度レイアウトパターンを作成しておけば、次回からはアップロード時に自動で判別されるようになります。
- Excelデータの整理と保存お届け先名、住所、電話番号などの必須項目が正しく入力されているか確認し、システムが対応しているファイル形式で保存します。
- データの一括アップロード出荷データの登録画面から対象のレイアウトを選択し、ファイルを読み込ませることで、複数件のデータが一度に反映されます。
- 発行と番号の書き出し内容に問題がないことを確認して印刷を実行します。完了後に出荷実績データをダウンロードし、元の管理用データに伝票番号を反映させることで、発送後の対応も効率化されます。
運用を円滑にするための注意点と工夫
日々の作業をより確実に行うためには、いくつかのポイントに留意することが重要です。
- 文字数の確認住所欄などには1行あたりの文字数に制限がある場合があります。非常に長い建物名などは、事前に分割するか簡略化しておくことでエラーを防げます。
- 表記形式の統一電話番号などの入力形式において、記号の有無が指定されている場合は、事前にデータを整えておくことでスムーズな取り込みが可能になります。
- 専用機器の活用発送ボリュームが非常に多い環境では、専用のラベルプリンターを導入することで、インク交換の手間を省きながらスピーディーにシール状のラベルを出力できるようになります。
まとめ
手作業による送り状作成からデジタルツールを活用した方法へ移行することで、日々の発送業務にかかる時間や負担を大きく減らすことができます。最初の設定を整えた上でシステムとExcelを連動させ、効率的な物流管理を実現しましょう。